Informare privind datele personale

INFORMARE PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR ASOCIAȚIA CLUB SPORTIV YES SWIMMING Sportivi membri, părinți/reprezentanți legali și materiale foto-video VERSIUNE DE COMPLETAT ÎNAINTE DE UTILIZARE. Asociația trebuie să confirme datele de contact, temeiurile exacte și perioadele de păstrare, împreună cu responsabilul juridic/contabil. Prezenta informare nu substituie evaluarea fiecărei prelucrări. 1. Operator și contact Operator: Asociația Club Sportiv YES SWIMMING, CUI 53174059, sediul în București, Str. Măriuca nr. 45C, Sector 4. Contact pentru protecția datelor: [adresa de e-mail dedicată] / [adresă poștală sau alt canal]. Responsabil cu protecția datelor, dacă a fost desemnat: [nume și date de contact]. 2. Ce date prelucrăm și în ce scop În funcție de activitate, prelucrăm: date de identificare și contact ale sportivului și reprezentantului legal; data nașterii; secția și programul sportiv; situația înscrierii și a cotizațiilor; comunicările cu Clubul; documentele necesare legitimării și competițiilor; date de sănătate strict necesare evaluării siguranței participării; imagini foto-video numai în condițiile opțiunii separate de mai jos. Înscrierea, administrarea calității de membru sportiv și comunicarea cu familia: executarea raportului de înscriere/organizarea activității și interesele legitime de administrare, după caz (GDPR art. 6(1)(b) sau (f)); pentru obligațiile impuse de lege, art. 6(1)(c). Evidența plăților, contabilitate și apărarea unor pretenții: obligație legală (art. 6(1)(c)) și, unde este necesar, interes legitim (art. 6(1)(f)). Legitimare și înscriere la competiții: efectuarea demersurilor cerute de sportiv/reprezentant și respectarea regulilor federației ori organizatorului; datele strict necesare se transmit numai destinatarilor implicați. Date de sănătate: se solicită numai informația necesară pentru siguranța participării și gestionarea unei urgențe. Temeiul special propus este consimțământul explicit conform art. 9(2)(a) GDPR, consemnat separat mai jos; în urgențe, se poate aplica art. 9(2)(c) numai când sunt îndeplinite condițiile sale. Asociația trebuie să confirme temeiul înainte de colectare. Publicarea imaginilor pentru promovare: numai cu consimțământ separat, specific și opțional, conform art. 6(1)(a) GDPR. Refuzul nu afectează înscrierea sau participarea. 3. Date medicale Nu trimiteți dosare medicale complete dacă o adeverință sau o informație limitată este suficientă. Clubul va preciza canalul securizat și persoanele autorizate să consulte documentele. Nu folosim datele medicale pentru promovare, profilare sau publicare. Refuzul prelucrării datelor indispensabile unei activități cu risc poate însemna că sportivul nu poate participa la acea activitate până când siguranța poate fi confirmată printr-o alternativă adecvată. Consimțământ explicit pentru date de sănătate (de completat separat): ☐ Sunt de acord ca Asociația să prelucreze informațiile de sănătate pe care le furnizez, strict pentru evaluarea și organizarea participării în siguranță la activitățile sportive indicate, inclusiv gestionarea unei urgențe în limitele legii. Înțeleg că pot retrage consimțământul pentru viitor, contactând operatorul, însă participarea poate fi limitată dacă informația este indispensabilă siguranței. Nu se solicită mai multe date decât sunt necesare. Numele sportivului: __________________________ Data: ____/____/______ Sportiv major / reprezentant legal (nume și calitate): __________________________ Semnătură: __________________________ 4. Imagini foto și video: opțiune separată Fotografiile și înregistrările video identificabile sunt date personale. Publicarea în scop de promovare este opțională. Clubul nu condiționează înscrierea ori antrenamentele de acordul pentru publicare. Pentru minori, solicităm acordul reprezentantului legal și ținem seama de opinia copilului, în funcție de vârstă și maturitate. Nu publicăm imagini din vestiare, dușuri sau alte spații private; nu asociem imaginile cu informații medicale. Alegeți separat pentru fiecare utilizare. Puteți retrage acordul în orice moment, fără efect retroactiv, scriind la [adresa GDPR]. Retragerea oprește utilizările viitoare aflate sub controlul Clubului; materialele deja tipărite ori redistribuite de terți pot să nu poată fi recuperate integral. ☐ Sunt de acord ca imaginea sportivului să fie folosită în fotografii/filmări de activitate publicate pe site-ul oficial al Clubului: ____________________. ☐ Sunt de acord ca imaginea sportivului să fie folosită pe paginile oficiale de social media ale Clubului: ____________________. ☐ Sunt de acord cu transmiterea/publicarea imaginii în comunicate de presă sau materiale promoționale tipărite ale Clubului: ____________________. ☐ NU sunt de acord cu folosirea imaginii în scopurile promoționale de mai sus. Numele sportivului: __________________________ Data: ____/____/______ Sportiv major / reprezentant legal (nume și calitate): __________________________ Semnătură: __________________________ 5. Destinatari și transferuri Datele strict necesare pot fi comunicate către federațiile sportive și organizatorii competițiilor la care sportivul este înscris; baza sportivă și personalul medical/de urgență, după caz; furnizorii care găzduiesc sisteme sau oferă servicii contabile, IT și comunicare; autorități publice atunci când legea o cere. Furnizorii acționează potrivit contractelor și instrucțiunilor Clubului. Pentru competiții ori servicii în afara Spațiului Economic European, Clubul va informa separat despre transfer, temei și garanții înainte de transmitere. 6. Perioade de păstrare Datele se păstrează numai cât este necesar scopului și obligațiilor legale. Propunere de completat și aprobat: dosarul de înscriere și registrul membrilor – pe durata calității de membru, apoi [termen justificat] pentru apărarea drepturilor; documentele financiar-contabile – pe termenul legal aplicabil fiecărui tip de document; datele medicale – până la [termen scurt, justificat de activitate], apoi ștergere, cu excepția dosarelor de incident păstrate justificat; fotografiile promoționale – până la retragerea consimțământului sau încetarea scopului, cu revizuire periodică. Completați termene precise înainte de utilizare. 7. Drepturile persoanelor În condițiile GDPR, persoana vizată poate solicita acces, rectificare, ștergere, restricționare, opoziție și portabilitate atunci când se aplică, precum și retragerea consimțământului pentru viitor. Cererile se trimit la [adresa de contact GDPR]. Operatorul răspunde, de regulă, în termenul prevăzut de GDPR. Persoana vizată poate depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28–30, Sector 1, București, www.dataprotection.ro. 8. Obligatoriu sau opțional Datele necesare înscrierii și administrării activității trebuie furnizate pentru gestionarea cererii și participării. Câmpurile opționale vor fi marcate clar. Consimțământul pentru date de sănătate sau imagini promoționale este separat și nu se combină cu semnătura de luare la cunoștință a prezentei informări. Confirmare de primire a informării Confirm că am primit și am putut consulta prezenta informare. Semnătura confirmă primirea informării și nu reprezintă, prin ea însăși, consimțământ pentru publicarea imaginilor sau pentru orice prelucrare bazată pe consimțământ. Nume sportiv: __________________________ Reprezentant legal (dacă este cazul): __________________________ Data: ____/____/______ Semnătură: __________________________